エバーノートでの名刺管理が便利すぎる件

ペーパーレス化の一環として、名刺も電子化しています。名刺管理ソフトを利用しなくても、名刺をスキャンしてエバーノートに取り込めば、かなりの精度でOCR変換してくれて、後からキーワード検索で探すことが可能です。

無料アカウントで、これだけ出来るとは…。エバーノートは恐るべしサービスです。

名刺管理ソフトが役立たず

当初は、あまり良く考えずに、Scansnap S1300に付属していた名刺管理ソフトを利用して、名刺データを取り込んでいました。はっきりいってOCRが使い物にならず、「単にスキャンしているだけ」の状態でした。本来なら住所や名前を完全にテキスト化して、後に年賀状やレターの送付に利用できるはずなのでしょうけど、現時点の性能だと結局目視チェックが必要なので、最初から自分で入力したほうが速いし正確です。

高価な名刺管理ソフトを購入すれば良いのかもしれませんが、そこまでする必要はないかなと。せめて、キーワードで検索できれば使い物になるのになと常々思っていました。

画像ファイルなら何でもOCR化するエバーノート

ある日、ふとエバーノートに名刺を取り込んでみたら、ほとんどの名刺をキーワード検索できることを発見して、これは良い！ということで、名刺管理はエバーノートへ移管しました。Scansnapで取り込むと、両面を一度にスキャンして一つのPDFファイルにまとめて、自動でエバーノートへ保存してくれるので便利です。

普通のスキャナでもOKです。JPEGなどの画像形式でも、OCRしてくれます。名刺をデジカメで撮影した写真でも、OCRをかけて保存してくれます。スキャナを持っていなくても名刺をクラウド管理できます。

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外出先から名刺情報を確認できる便利さ

エバーノートで名刺を管理する最大のメリットは、外出先からも名刺をチェックできることです。どこかで名刺交換したけど、名前と職業を忘れてしまった時などに、トイレに行く振りをして、iPhoneやPCから名刺データを確認すれば、気まずい雰囲気を回避できます。

利用のコツ

注意としては、一枚づつスキャンすることです。複数枚まとめてスキャンすると簡単ですが、後で探す時の面倒が増えてしまいます。

会った場所や日付、相手の印象などのメモは、ファイル名に書き込んでします。タグは必要以上に増やさないほうがよいでしょう。名刺用のノートを作成して、大まかに分類しておくと探しやすいです。

人脈データは宝物です。PCで管理すると、PCが故障した時にデータを救出できないと、取り返しのつかないことになってしまいます。これぞ「クラウド」で保存しておくべきデータでしょう。