実はエクセルより便利なソフトがある

ビジネスシーンでの集計業務はエクセルで行う職場がまだ多いと思います。エクセルは表計算ソフトなので、ちょっとしたデータを集計してグラフ等に表示させるには便利ですが、大量のデータを整理するには不向きです。

マイクロソフトにはAccessというデーターベースソフトがあります。経理業務は、Accessの方が実はエクセルよりずっと簡単です。

大量データはAccessで

エクセルの場合、データの場所は「A1」のように場所が一つ一つ決まっています。データを取り出したかったら、場所を指定しないといけません。

それに対してAccessは、データの場所は特に決まっていません。取り出すには、場所を指定するのではなく「条件」を指定します。例えば、「2013年3月中の静岡市駿河区の取引先への請求額」のように、欲しいデータの条件を指定するのです。

Excelのように、月ごとや地区ごとにシートを分ける必要はなく、すべて一つのテーブルにデータを集約できます。

もちろん、Accessにも不得意な部分はあります。グラフや図式化の作業はExcelの方が得意です。なので、Accessによって処理したデータを、Excelにコピペして分析するなど、お互いの得意な機能を使い分けることで、業務がもっと楽になります。

会社によって業務方法は異なるため、市販のソフトだと使いにくい部分が出てきてしまいます。Accessであれば、自分でカスタマイズができるため、業務内容に合ったソフトを作ることができます

本書には、

の具体的な作り方が紹介されています。実際にデータベースを作りながらAccessのカスタマイズ方法を学んで、業務に合ったソフトを作ってみてはいかがでしょうか。

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本書は著者の三浦健二郎先生から献本を頂きました。ありがとうございます。
三浦先生とは静岡の勉強会に一緒に活動させてもらってます。マラソンのライバルでもあります^^

三浦健二郎秀和システム 2013-02